ใช้ระบบเดียวบริหารทั้งธุรกิจ: เลิกสลับ 4 ระบบ POS สต๊อก ชำระเงิน ลูกค้า

ถ้าคุณอยากใช้ระบบเดียวบริหารทั้งธุรกิจ ให้เริ่มจากดูก่อนว่าระบบที่แยกกันอยู่ทำให้คุณเสียอะไรไปบ้าง

ลูกค้าถามว่า "มีไซซ์อื่นไหม" คุณตอบว่า "เดี๋ยวขอไปเช็กก่อน" แต่การเช็กคือต้องเดินไปห้องสต๊อก เปิดสเปรดชีตในโน้ตบุ๊ก แล้วทักไปถามอีกสาขาว่ามีของเหลือไหม ใช้เวลาไปสี่นาที ทั้งที่คำถามนี้ควรตอบได้ใน 4 วินาที ลูกค้ารอได้สองนาที แล้วก็เดินออกไป

ปัญหานี้ไม่ได้อยู่ที่สต๊อก แต่อยู่ที่ระบบ ธุรกิจของคุณทำงานบนเครื่องมือสี่อย่างที่ซื้อมาคนละเวลา ด้วยเหตุผลคนละเรื่อง ได้แก่

1. ระบบ POS (ระบบขายหน้าร้าน) สำหรับหน้าร้าน
2. ช่องทาและผู้ให้บริการรับชำระเงิน
3. ตารางสินค้าสำหรับนับสต๊อก
4. ระบบเก็บข้อมูลลูกค้าที่สะสมมาหลายปี

แต่ละอย่างใช้ได้ดีเมื่อดูแยกกัน แต่ไม่มีระบบไหนคุยกับระบบอื่นได้เลย

ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายได้สามแบบ

ต่อไปนี้คือ 5 จุดที่เรื่องนี้ทำให้ธุรกิจเสียหายมากที่สุด พร้อมสาเหตุและวิธีแก้

ไม่ใช่งานแอดมินที่เยอะ แต่เป็นการส่งต่อข้อมูลระหว่างระบบ

หลายคนโทษว่างานเยอะเพราะธุรกิจโต สาขาเพิ่ม พนักงานเพิ่ม ธุรกรรมเพิ่ม งานแอดมินก็เพิ่มตาม แต่จริง ๆ แล้วไม่ใช่แบบนั้น งานแอดมินเพิ่มตามจำนวนจุดที่ระบบต้องเชื่อมกัน ไม่ได้เพิ่มตามขนาดธุรกิจ

ทุกครั้งที่ต้องส่งต่อข้อมูลจากระบบหนึ่งไปอีกระบบ ต้องมีคนทำงานนั้น ตัวอย่างเช่น

• ยอดขายต้องไปลงในชีตสต๊อก
• ยอดเงินที่ได้รับต้องไปลงบัญชี
• ชื่อลูกค้าต้องไปลงในรายชื่ออีเมล

ยิ่งระบบเยอะ จุดส่งต่อข้อมูลก็ยิ่งเพิ่มเร็ว

ร้านที่ใช้เครื่องมือแยกกันสี่อย่างมักเสียเวลาราว 3-5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการย้ายตัวเลขระหว่างระบบ (ตัวเลขจากต้นฉบับ) [TH-CHECK: ตัวเลข 3-5 ชั่วโมงเป็นตัวเลขของต้นฉบับสิงคโปร์ ยังไม่มีที่มาระบุ ควรยืนยันก่อนใช้กับร้านในไทย] และยังไม่นับยอดขายที่เสียไปตอนรอเช็กสต๊อกหรือค้นข้อมูลลูกค้า

นี่คือเหตุผลที่ซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มแล้วตอนเย็นของคุณไม่เคยสั้นลง เครื่องมือใหม่ที่ไม่ใช้ข้อมูลร่วมกับของเดิม ก็แค่เพิ่มจุดส่งต่อข้อมูลให้ต้องดูแลอีก

ถ้าใช้ระบบเดียวบริหารทั้งธุรกิจ วันเดียวกันนั้นจะเป็นอย่างไร

ลองย้อนกลับไปที่เหตุการณ์เดิม ภาพจะเปลี่ยนไปดังนี้ (ตามที่ต้นฉบับของ Qashier สิงคโปร์อธิบาย) [TH-CHECK: ฟีเจอร์ในตัวอย่างนี้ยืนยันกับทีมไทยว่ามีให้ใช้ครบในไทยหรือไม่]

ลูกค้าถามว่ามีไซซ์อื่นไหม คุณเช็กจากเทอร์มินัลตรงหน้า เห็นว่าสาขานี้เหลือสองชิ้น และสาขาที่สองเหลืออีกหนึ่งชิ้น คุณตอบลูกค้าได้ใน 4 วินาที ลูกค้าตัดสินใจซื้อ

ทันทีที่ขายเสร็จ ระบบตัดสต๊อกให้เอง

ลูกค้าจ่ายเงินผ่านระบบชำระเงินของ Qashier (ต้นฉบับยกตัวอย่างการแตะบัตร ผ่านระบบ QashierPay) [TH-CHECK: ชื่อ QashierPay และการชำระด้วยบัตรแบบแตะ ใช้กับตลาดไทยได้หรือไม่ ช่องทางที่ไทยรองรับคือเงินสด, QR scan, PromptPay, ลิงก์ชำระเงิน และบัตร] และ Qashier Treats (ระบบสะสมแต้มและสมาชิก) ก็ลงทะเบียนลูกค้าเป็นสมาชิกให้ทันที เพราะระบบสมาชิกเชื่อมกับการชำระเงินโดยตรง โปรไฟล์ของลูกค้าจึงถูกสร้างขึ้นโดยไม่ต้องถามข้อมูลอะไรจากเธอเลย [TH-CHECK: ยืนยันว่าการสร้างสมาชิกอัตโนมัติตอนชำระเงินทำงานกับช่องทางที่ใช้จริงในไทย และข้อมูลที่ใช้สร้างโปรไฟล์คืออะไร]

พอถึงเวลาปิดร้าน รายงานยอดขายเสร็จแล้ว จำนวนสต๊อกเป็นตัวเลขล่าสุด และยอดเงินที่ได้รับของวันนั้นตรงกับยอดขาย เพราะทั้งสองตัวเลขมาจากระบบเดียวกัน ไม่ต้องอัปเดตสเปรดชีต ไม่ต้องเปิดพอร์ทัลมาไล่เช็กยอด

เก้าวันต่อมา Qashier Automated Marketing (ระบบการตลาดอัตโนมัติ) ส่งข้อความเตือนให้ลูกค้ารายนี้มาใช้แต้มสะสมที่ยังเหลืออยู่ แล้วเธอก็กลับมาซื้อซ้ำ คุณไม่ต้องลงมือทำอะไรเลยสักขั้นตอน

จุดที่ 1: ปิดยอดวันละครั้ง ไม่ใช่สองครั้ง

ร้านส่วนใหญ่ปิดยอดวันละสองรอบ รอบแรกที่เคาน์เตอร์ตอนนับเงินที่ได้รับ รอบที่สองคือหนึ่งหรือสองวันต่อมา ตอนเงินโอนเข้าบัญชีแต่ยอดไม่ตรงกันพอดี แล้วก็ต้องมานั่งหาว่าส่วนต่างมาจากอะไร อาจเป็นการคืนเงิน ค่าธรรมเนียม เวลาที่เหลื่อมกัน หรือความผิดพลาด ขั้นตอนนี้ไม่มีใครนับเวลาไว้ แต่กินเวลาจริง

สาเหตุ

POS นับยอดขาย ส่วนผู้ให้บริการรับชำระเงินนับยอดที่เคลียร์แล้ว สองฝ่ายเป็นคนละบริษัท และมีคำนิยามของ "ธุรกรรมที่สำเร็จ" ไม่เหมือนกัน ต่อให้ระวังแค่ไหนที่เคาน์เตอร์ ก็แก้ไม่ได้ เพราะความไม่ตรงกันนี้เกิดจากโครงสร้างของระบบ

วิธีแก้ด้วยระบบเดียว

QashierPay ทำงานบนแพลตฟอร์มเดียวกับ QashierPOS ยอดขายกับการชำระเงินจึงเป็นข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ใช่การจดบันทึกเหตุการณ์เดียวกันสองครั้งแยกกัน

ที่สิงคโปร์ ยอดจะเคลียร์แบบ T+1 คือยอดขายวันนี้เข้าบัญชีในวันทำการถัดไป (ข้อมูลของตลาดสิงคโปร์) [TH-CHECK: รอบการเคลียร์เงินในไทยต้องยืนยันกับทีมไทย] และตัวเลขที่คุณเห็นในรายงานก็คือตัวเลขที่เข้าบัญชีจริง Qashier ได้รับใบอนุญาต Major Payment Institution จากธนาคารกลางสิงคโปร์ (MAS) [TH-CHECK: ใบอนุญาตนี้เป็นของสิงคโปร์ ไม่ควรใช้อ้างในไทยโดยไม่ตรวจสอบ] การกระทบยอดของคุณจึงไม่ได้แค่เร็วขึ้น แต่ไม่จำเป็นต้องทำอีกเลย [TH-CHECK: ข้อความว่า "ไม่ต้องกระทบยอด" ยืนยันว่าเป็นจริงกับการตั้งค่าในไทย]

จุดที่ 2: สั่งของใหม่จากสต๊อกที่เป็นตัวเลขล่าสุดจริง ๆ

คุณสั่งของวันจันทร์โดยดูจากการนับสต๊อกเมื่อวันศุกร์ แต่ระหว่างนั้นขายไปแล้วสามวัน คุณต้องเลือกว่าจะสั่งเกินจนเงินจมในของที่ขายไม่ออก หรือสั่งน้อยเกินไปจนของหมดตอนบ่ายที่ลูกค้าเยอะที่สุด

สาเหตุ

ระบบขายกับข้อมูลสต๊อกของคุณไม่ใช่ข้อมูลชุดเดียวกัน ทุกการขายทำให้สต๊อกเปลี่ยน แต่มีระบบเดียวที่รู้ว่าขายไปแล้ว เลยต้องมีคนย้ายข้อมูลนั้นเอง และคนคนนั้นมักเป็นคุณ มักเป็นตอนกลางคืน และมักเป็นตอนที่เหนื่อยแล้ว

วิธีแก้ด้วยระบบเดียว

QashierPOS ตัดสต๊อกทันทีที่ขายเสร็จแต่ละครั้ง จำนวนสต๊อกของคุณจึงเป็นตัวเลขล่าสุดเสมอ ไม่ใช่ตัวเลขตอนที่มีคนเปิดสเปรดชีตครั้งสุดท้าย เวลาสั่งของ คุณดูจากของที่อยู่บนชั้นจริง ๆ และเวลาลูกค้าถามว่ามีของไหม คำตอบก็อยู่บนหน้าจอตรงหน้าคุณแล้ว

จุดที่ 3: รู้ว่าใครทำรายการ ที่สาขาไหน และเวลาไหน

สัปดาห์หนึ่งมีบางอย่างผิดปกติ แต่คุณหาสาเหตุไม่เจอ มีส่วนลดที่ไม่ควรได้ถูกใช้ มีรายการยกเลิกที่ดูแปลก ๆ ยอดขายวันพฤหัสฯ ต่ำกว่าปกติโดยไม่มีใครอธิบายได้ สุดท้ายคุณต้องให้พนักงานช่วยนึกย้อนหลัง ซึ่งนั่นไม่ใช่การควบคุม เป็นแค่การคุยกัน

สาเหตุ

ทุกคนใช้บัญชีล็อกอินร่วมกัน และแต่ละสาขามีรายงานแยกกัน ถ้าทุกคนใช้บัญชีเดียวกัน ระบบจะบันทึกว่าเกิดอะไรขึ้น แต่ไม่รู้ว่าใครทำ และถ้าแต่ละสาขารายงานแยกกัน คุณก็เทียบวันพฤหัสฯ ของสาขาหนึ่งกับอีกสาขาไม่ได้ นอกจากจะนั่งเทียบเองทีละรายการ

วิธีแก้ด้วยระบบเดียว

พนักงานทุกคนมีบัญชีล็อกอินของตัวเองใน QashierPOS ทุกส่วนลด การยกเลิกรายการ และการคืนเงิน จึงมีชื่อและเวลากำกับเสมอ QashierHQ แสดงข้อมูลทุกสาขาในหน้าจอเดียว แยกตามสินค้า ตามชั่วโมง และตามพนักงานได้ [TH-CHECK: ยืนยันว่า QashierHQ และบัญชีพนักงานรายบุคคลมีให้ใช้ในไทยตามนี้]

ความรับผิดชอบจึงไม่ต้องพึ่งความจำอีกต่อไป แต่ตรวจสอบได้จากหลักฐาน ซึ่งง่ายขึ้นสำหรับทุกคน รวมถึงพนักงานที่ไม่ได้ทำอะไรผิดด้วย

จุดที่ 4: ส่งโปรโมชันถึงคนที่ควรได้รับจริง ๆ

คุณทำโปรโมชันหนึ่งแคมเปญ แล้วส่งให้ทุกคนในลิสต์ที่คุณทำเอง คนที่เพิ่งมาเมื่อวานกับคนที่ไม่มาร้านมาเป็นปี ได้ข้อความเดียวกัน คนที่จะมาซื้ออยู่แล้วได้ส่วนลดที่ไม่จำเป็น ส่วนคนที่คุณอยากให้กลับมาจริง ๆ กลับไม่เห็นข้อความนั้นเลย

สาเหตุ

ข้อมูลลูกค้าของคุณไม่เคยเชื่อมกับข้อมูลการขาย รายชื่อพร้อมอีเมลบอกได้แค่ว่าใครเป็นใคร แต่ไม่บอกว่าเขาซื้ออะไร มาครั้งล่าสุดเมื่อไหร่ หรือกำลังจะหายไปหรือเปล่า

เริ่มต้นยกระดับการจัดการร้านด้วย Qashier วันนี้

หากคุณสนใจให้ Qashier เป็นผู้ช่วยธุรกิจร้านอาหารของคุณ สามารถติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และพวกเรา Qashier ก็พร้อมที่จะให้การสนับสนุน ไม่ว่าจะเป็นทั้งเครื่อง POS สำหรับร้านอาหาร รวมถึงร้านค้า และระบบ POS ที่มีประสิทธิภาพ และบริการซัพพอร์ทจากทีมงานของเราตลอด 7 วัน/สัปดาห์

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Line Official: @qashier.th หรือโทร 02 544 0267