วิธีให้พนักงานประจำสาขารับผิดชอบสต๊อกมากขึ้น โดยไม่เสียจังหวะการบริการ

เจ้าของธุรกิจที่มีหลายสาขาส่วนใหญ่เจออุปสรรคในจุดเดียวกัน ก็คือธุรกิจเติบโตเกินกว่าที่คนคนเดียวจะดูแลได้ไหว แต่การมอบความรับผิดชอบด้านสต๊อกให้พนักงานสาขากลับรู้สึกเสี่ยง ถ้าพวกเขาสั่งเกินล่ะ? ถ้าพวกเขาขอของผิดล่ะ? ถ้าสต๊อกหายระหว่างสาขาและไม่มีใครตรวจสอบได้ล่ะ?

เจ้าของธุรกิจจึงยังคงเป็นคนที่คอยตัดสินใจทุกเรื่อง ทุกสถานการณ์สต๊อกต่ำถูกส่งขึ้นไปหาพวกเขา ทุกคำขอเติมสต๊อกผ่านโทรศัพท์ของพวกเขา ทุกการจัดส่งต้องรอการยืนยันจากพวกเขา มันได้ผล ในแบบที่ทุกอย่างได้ผลเมื่อคนคนเดียวแบกรับทั้งหมด แต่มันขยายตัวไม่ได้ และมันไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนี้

คำถามไม่ใช่ว่าควรมอบหมายงานหรือไม่ การมอบหมายงานเป็นทางเดียวที่จะไปต่อได้เมื่อคุณดำเนินธุรกิจมากกว่าหนึ่งสาขา คำถามคือ จะสร้างระบบที่ให้พนักงานของคุณรับผิดชอบสต๊อกที่สาขาของตนได้อย่างแท้จริง ในขณะที่คุณยังคงมองเห็นภาพรวมและมีสิทธิ์ตัดสินใจสุดท้ายว่าอะไรจะเคลื่อนย้ายได้จริงอย่างไร

ระบบแบบนั้นมีอยู่จริง และนี่คือวิธีการทำงานของมัน

การมอบหมายงานโดยไม่มีระบบ ก็เหมือนการหวังน้ำบ่อหน้า

มีความแตกต่างระหว่างการให้พนักงานรับผิดชอบ กับการให้พนักงานมีบทบาทที่มีโครงสร้างชัดเจน เมื่อการมอบหมายงานเป็นแบบไม่เป็นทางการ มันขึ้นอยู่กับว่าพนักงานของคุณรู้ว่าต้องแจ้งอะไร จำได้ว่าต้องแจ้ง ติดต่อคนที่ถูกต้อง และคนนั้นดำเนินการทันเวลา ทุกขั้นตอนเหล่านี้คือจุดที่อาจผิดพลาดได้

ระบบคำขอและโอนย้ายสต๊อกเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมไปโดยสิ้นเชิง พนักงานของคุณไม่ใช่แค่แจ้งให้คุณรู้เมื่อของใกล้หมด แต่พวกเขาส่งคำขออย่างเป็นทางการผ่านระบบ พร้อมระบุสินค้า จำนวน และวันที่ต้องการรับสินค้า คำขอนั้นจะถูกส่งไปยังสำนักงานใหญ่เพื่อตรวจสอบ สำนักงานใหญ่ยืนยันว่าจะส่งอะไรและเมื่อไหร่ สาขารับสินค้าและทำเครื่องหมายว่าได้รับแล้ว ทุกขั้นตอนถูกบันทึกไว้

พนักงานได้รับบทบาทที่แท้จริงและมีโครงสร้างในการบริหารสต๊อกที่สาขาของตน คุณยังคงมองเห็นภาพรวมและควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าอะไรออกจากคลังสินค้าและไปที่ไหน ไม่มีฝ่ายไหนต้องเดา

นี่คือหน้าตาของการมอบหมายงานแบบมีโครงสร้างในทางปฏิบัติ

ผู้จัดการสาขาของคุณที่สาขา 2 สังเกตเห็นว่ามีสินค้าสามรายการใกล้หมดระหว่างการตรวจเช็คเปิดร้านตอนเช้า เธอไม่ส่งข้อความในกลุ่มแชท เธอเปิด Qashier POS ไปที่ Inventory Management และแตะ Stock Request เธอใช้ Quick Add Low Stock ซึ่งจะดึงรายการสินค้าทั้งหมดที่สาขาของเธอที่ต่ำกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำที่คุณตั้งไว้โดยอัตโนมัติ เธอตรวจสอบรายการ ปรับจำนวนตามความจำเป็น ตั้งวันที่จัดส่ง และส่งคำขอ

คำขอไปถึงแดชบอร์ด QashierHQ ของคุณพร้อมการแจ้งเตือน ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของคุณตรวจสอบในช่วงบ่ายวันนั้น เธอเห็นระดับสต๊อกปัจจุบันของสาขา 2 เปรียบเทียบกับสิ่งที่มีอยู่ในคลังสินค้า และตัดสินใจว่าจะยืนยันอะไร เธอปรับจำนวนที่จะส่งของสินค้าหนึ่งรายการลง เพราะคลังสินค้าก็มีของรายการนั้นเหลือน้อยเช่นกัน เธอยอมรับคำขอ สาขา 2 ได้รับการอัปเดตสถานะทันที

ในวันจัดส่ง หน้าจอ Qashier POS ของสาขา 2 จะแสดงว่า "สินค้ากำลังมาถึงวันนี้" เมื่อของมาถึง ผู้จัดการสาขาของคุณทำเครื่องหมายว่าได้รับแล้ว ถ้าจำนวนตรงกันทั้งหมด แค่แตะครั้งเดียวก็ปิดคำขอได้ ถ้ามีอะไรขาด เธอบันทึกความคลาดเคลื่อนและกรอกจำนวนจริงที่ได้รับ ยอดสต๊อกจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ สำนักงานใหญ่เห็นคำขอถูกทำเครื่องหมายว่า "เสร็จสมบูรณ์"

ผู้จัดการสาขาของคุณจัดการทั้งกระบวนการจากฝั่งของเธอเอง คุณไม่ต้องเข้าไปเกี่ยวข้องเลย และคุณมีบันทึกที่สมบูรณ์ของทุกสิ่งที่เกิดขึ้น

ไม่มีขั้นตอนใดที่ต้องอาศัยการดำเนินการด้วยมือจากคุณเลยแม้แต่ขั้นตอนเดียว

พนักงานยื่นคำขอ มีแค่สำนักงานใหญ่เท่านั้นที่ตัดสินใจว่าจะส่งอะไร

นี่คือกลไกควบคุมที่สำคัญที่สุด พนักงานสาขาของคุณสามารถสร้างคำขอสต๊อกและทำเครื่องหมายการจัดส่งว่าได้รับแล้ว แต่พวกเขาไม่สามารถอนุมัติคำขอของตัวเองได้ พวกเขาไม่สามารถเริ่มการโอนย้ายได้ พวกเขาไม่สามารถย้ายสต๊อกระหว่างสาขาได้โดยไม่ให้สำนักงานใหญ่ตรวจสอบและยอมรับคำขอก่อน

เมื่อคำขอถูกส่งจากสาขา มันจะอยู่ในสถานะ "รอดำเนินการ" สำนักงานใหญ่เห็นคำขอนั้น ตรวจสอบจำนวน และเลือกที่จะยอมรับ ปรับแก้ หรือปฏิเสธ ถ้าคำขอถูกปรับแก้ การเปลี่ยนแปลงนั้นจะปรากฏให้สาขาเห็นก่อนที่การจัดส่งจะออกไป ถ้าคำขอถูกปฏิเสธ สำนักงานใหญ่สามารถบันทึกเหตุผลได้

เมื่อสำนักงานใหญ่ยอมรับคำขอแล้วเท่านั้น สาขาจึงจะสามารถดำเนินการทำเครื่องหมายว่าได้รับสินค้า โครงสร้างสองขั้นตอนนี้หมายความว่าไม่มีสต๊อกใดเคลื่อนย้ายได้โดยไม่ผ่านการอนุมัติจากทีมปฏิบัติการของคุณ พนักงานของคุณมีบทบาทที่แท้จริง และสำนักงานใหญ่ของคุณมีคำตัดสินสุดท้าย

สำนักงานใหญ่ยังสามารถเคลื่อนย้ายสต๊อกเชิงรุกได้ โดยไม่ต้องรอคำขอ

การให้พนักงานสามารถยื่นคำขอได้ คือส่วนหนึ่งของระบบ อีกส่วนหนึ่งคือการให้ทีมปฏิบัติการของคุณสามารถดำเนินการตามสิ่งที่พวกเขาเห็นในทุกสาขา ไม่ว่าสาขาจะแจ้งว่าของขาดหรือยัง

จาก QashierHQ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของคุณมีมุมมองสต๊อกแบบสดในทุกสาขา ถ้าเธอสังเกตเห็นว่าสาขา 1 มีสต๊อกเกิน ในขณะที่สาขา 3 ใกล้หมด เธอสามารถเริ่มการโอนย้ายได้โดยตรงจากสำนักงานใหญ่โดยไม่ต้องรอให้สาขา 3 ยื่นคำขอ เธอเลือกสาขาต้นทาง สาขาปลายทาง สินค้า จำนวน และวันจัดส่ง สำหรับสถานการณ์ที่ต้องเคลื่อนย้ายทันที เธอสามารถตั้งค่าให้การโอนย้ายดำเนินการทันที และสต๊อกทั้งสองฝั่งจะอัปเดตทันที

นั่นหมายความว่าทีมปฏิบัติการของคุณไม่ได้เป็นเพียงฝ่ายรับมือเท่านั้น พวกเขาสามารถกระจายสต๊อกใหม่ตามรูปแบบยอดขาย ช่วงเวลาที่กำลังจะมาถึงซึ่งคาดว่าจะขายดี หรือสิ่งอื่นใดที่พวกเขาเห็นได้จากข้อมูล พนักงานสาขายื่นคำขอสิ่งที่พวกเขาต้องการ สำนักงานใหญ่บริหารภาพรวมที่ใหญ่กว่า

ทุกคำขอขึ้นทันที ไม่มีอะไรหายไปในกลุ่มแชท

หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของการบริหารสต๊อกแบบไม่เป็นทางการ คือคำขอที่หายไป ผู้จัดการสาขาส่งข้อความ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการเห็นทีหลังและตั้งใจจะตอบกลับ มีเรื่องอื่นแทรกเข้ามา สามวันผ่านไป สาขาหมดสต๊อกและไม่มีใครรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นกับคำขอเดิม

Qashier POS กำจัดปัญหานี้ด้วยการทำให้ทุกคำขอมองเห็นได้ ติดตามได้ และมีสถานะชัดเจน ตั้งแต่วินาทีที่คำขอถูกส่ง มันจะมีสถานะแบบสดที่ทั้งสาขาและสำนักงานใหญ่เห็นได้ตลอดเวลา ได้แก่ รอดำเนินการ, คำขอได้รับการยอมรับ, กำลังมาถึงวันนี้, เกินกำหนด, ได้รับแล้ว หรือเสร็จสมบูรณ์

ถ้าคำขอค้างอยู่ในสถานะ "รอดำเนินการ" นานกว่าที่คาด สาขาจะเห็นสิ่งนั้น ถ้าการจัดส่งครบกำหนดวันนี้แต่ยังไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าได้รับ สำนักงานใหญ่ก็เห็นสิ่งนั้นเช่นกัน ทุกคำขอมีหมายเลขอ้างอิงเฉพาะ ทุกการเปลี่ยนแปลงสถานะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ ไม่มีข้อความที่หายไป ไม่มีความคลุมเครือว่าคำขออยู่ในสถานะใด

ความคลาดเคลื่อนถูกบันทึกทันที ไม่ใช่ถูกค้นพบทีหลัง

เมื่อการจัดส่งมาถึงสาขา พนักงานของคุณจะทำเครื่องหมายว่าได้รับสินค้าโดยตรงบนเครื่อง Qashier POS ถ้าจำนวนทั้งหมดตรงกับที่สำนักงานใหญ่ยืนยัน กระบวนการจะเสร็จสิ้นในการแตะเดียว สต๊อกที่สาขาผู้รับจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนที่โอนย้ายมา และสต๊อกที่สาขาต้นทางจะลดลงตามจำนวนเดียวกัน ทั้งสองฝั่งอัปเดตพร้อมกัน

ถ้าการจัดส่งขาดหรือมีบางอย่างไม่ตรงกัน พนักงานของคุณจะทำเครื่องหมายว่าได้รับพร้อมความคลาดเคลื่อน และกรอกจำนวนจริงที่ได้รับ ระบบจะบันทึกสิ่งที่สำนักงานใหญ่ยืนยัน สิ่งที่สาขาได้รับจริง และส่วนต่างระหว่างทั้งสอง บันทึกนั้นพร้อมให้ทีมปฏิบัติการของคุณตรวจสอบ โดยไม่ต้องมีใครต้องโทรตามหรือปะติดปะต่อเรื่องราวทีหลัง

เรื่องนี้สำคัญเพราะความคลาดเคลื่อนระหว่างสิ่งที่ถูกส่งออกกับสิ่งที่ได้รับจริง เป็นหนึ่งในแหล่งที่มาที่พบบ่อยที่สุดของความผิดพลาดด้านสต๊อกในธุรกิจหลายสาขา การสร้างการตรวจสอบไว้ในขั้นตอนการรับสินค้า แทนที่จะพึ่งการนับด้วยมือทีหลัง ช่วยให้ตัวเลขสต๊อกของคุณแม่นยำตั้งแต่วินาทีที่การจัดส่งถูกยืนยัน

ทั้งระบบสร้างความรับผิดชอบให้ทั้งสองฝ่าย

โครงสร้างของ Qashier Stock Request and Transfer คุ้มค่าแก่การพิจารณาในมุมของการบริหารทีม พนักงานสาขาของคุณมีกระบวนการที่ชัดเจนและเป็นทางการสำหรับการแจ้งสิ่งที่พวกเขาต้องการ ไม่มีความคลุมเครือว่าจะส่งคำขออย่างไรหรือส่งไปหาใคร ไม่มีข้ออ้างสำหรับการไม่แจ้งสถานการณ์สต๊อกต่ำ เพราะกระบวนการถูกฝังอยู่ในเครื่อง Qashier POS ที่พวกเขาใช้ทุกวัน

สำนักงานใหญ่ก็มีกระบวนการที่ชัดเจนเช่นกัน ตรวจสอบคำขอ ยืนยันสิ่งที่สามารถส่งได้ และจัดส่งตามวันที่ตกลงกัน ถ้าคำขอฝั่งสำนักงานใหญ่เกินกำหนด สิ่งนั้นจะมองเห็นได้ในแดชบอร์ด ถ้าการจัดส่งฝั่งสาขาเกินกำหนด สิ่งนั้นก็มองเห็นได้เช่นกัน ระบบเผยความรับผิดชอบโดยที่คุณไม่ต้องคอยตรวจตราเอง

สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตในสิงคโปร์ ที่คุณกำลังบริหารพนักงานข้ามหลายสถานที่ ความรับผิดชอบที่ฝังอยู่ในระบบแบบนี้เป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่ใช้งานได้จริงที่สุดของระบบที่มีโครงสร้าง เมื่อเทียบกับการประสานงานแบบไม่เป็นทางการ

หนึ่งการล็อกอิน หนึ่งมุมมอง หนึ่งแพลตฟอร์ม

เริ่มต้นใช้งาน

Qashier Stock Request and Transfer พร้อมให้บริการสำหรับผู้ใช้งานบนแพ็กเกจซอฟต์แวร์ Essential และ Growth ที่เปิดใช้งาน Chain Store Management

นัดหมายชมเดโมฟรี และดูว่า Qashier POS ช่วยให้คุณมอบหมายการบริหารสต๊อกให้พนักงานสาขาได้อย่างไร พร้อมยังคงควบคุมได้เต็มที่จากแดชบอร์ดสำนักงานใหญ่ของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

Qashier Stock Request and Transfer ช่วยในการมอบหมายงานด้านสต๊อกให้พนักงานสาขาอย่างไร?

Qashier POS ช่วยให้พนักงานสาขามีกระบวนการที่เป็นทางการและมีโครงสร้างในการยื่นคำขอสต๊อกโดยตรงจากเครื่อง พวกเขาสามารถแจ้งสินค้าที่ใกล้หมด ระบุจำนวน และส่งคำขอให้สำนักงานใหญ่ตรวจสอบ สำนักงานใหญ่อนุมัติ ปรับแก้ หรือปฏิเสธทุกคำขอก่อนที่สต๊อกใดจะเคลื่อนย้าย พนักงานรับผิดชอบในการระบุความต้องการ สำนักงานใหญ่ยังคงควบคุมสิ่งที่จะถูกจัดส่งจริง

พนักงานสาขาสามารถอนุมัติคำขอสต๊อกของตัวเองหรือเริ่มการโอนย้ายระหว่างสาขาได้หรือไม่?

ไม่ได้ คำขอสต๊อกที่พนักงานสาขาสร้างขึ้นจะถูกส่งตรงไปยังสำนักงานใหญ่เพื่อตรวจสอบ มีเพียงผู้ใช้งานฝั่งสำนักงานใหญ่เท่านั้นที่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธคำขอ และยืนยันจำนวนที่จะโอนย้าย พนักงานสาขาสามารถส่งคำขอและทำเครื่องหมายการจัดส่งว่าได้รับแล้ว แต่ไม่สามารถเคลื่อนย้ายสต๊อกได้โดยไม่ได้รับการอนุมัติจากสำนักงานใหญ่

อะไรที่ป้องกันไม่ให้พนักงานขอสต๊อกมากเกินความจำเป็นจริง?

สำนักงานใหญ่ตรวจสอบทุกคำขอก่อนยอมรับ ผู้ใช้งานฝั่งสำนักงานใหญ่สามารถเห็นระดับสต๊อกปัจจุบันของสาขาควบคู่กับจำนวนที่ขอ และปรับจำนวนที่จะส่งขึ้นหรือลงตามสิ่งที่มีอยู่และเหมาะสม ระบบยังป้องกันไม่ให้สำนักงานใหญ่ยืนยันจำนวนที่จะส่งมากกว่าที่สาขาต้นทางหรือคลังสินค้ามีอยู่จริงในขณะนั้น

สำนักงานใหญ่จะรู้ได้อย่างไรว่าคำขอสต๊อกต้องการความสนใจ?

คำขอที่รอดำเนินการจะปรากฏในแดชบอร์ด QashierHQ พร้อมป้ายแจ้งเตือน ป้ายนี้จะแสดงเฉพาะคำขอที่กำลังรอสำนักงานใหญ่ดำเนินการ ทำให้ทีมปฏิบัติการของคุณเห็นได้ในทันทีว่าอะไรต้องตอบกลับ โดยไม่ต้องไล่ดูคำขอที่เสร็จสิ้นหรือถูกยกเลิกแล้ว

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าการจัดส่งมาถึงพร้อมสินค้าน้อยกว่าที่ยืนยันไว้?

พนักงานทำเครื่องหมายว่าได้รับพร้อมความคลาดเคลื่อน และกรอกจำนวนจริงที่ได้รับ ระบบจะอัปเดตสต๊อกตามจำนวนที่ได้รับจริง และบันทึกส่วนต่างระหว่างจำนวนที่ยืนยันไว้กับสิ่งที่ได้รับ ทีมปฏิบัติการของคุณจะมีบันทึกความคลาดเคลื่อนที่ชัดเจน โดยไม่ต้องมีกระบวนการกระทบยอดแยกต่างหาก

สำนักงานใหญ่สามารถส่งสต๊อกไปยังสาขาโดยไม่ต้องรอให้สาขาร้องขอได้หรือไม่?

ได้ จาก QashierHQ ทีมปฏิบัติการของคุณสามารถเริ่มการโอนย้ายไปยังสาขาที่ใช้งานอยู่ได้ทุกเมื่อ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการกระจายสต๊อกส่วนเกินเชิงรุก หรือการเคลื่อนย้ายสต๊อกก่อนช่วงเวลาที่คาดว่าจะขายดี โดยไม่ต้องรอคำขอที่เป็นทางการจากสาขา

ฉันต้องใช้แอปแยกต่างหากเพื่อบริหารคำขอและโอนย้ายสต๊อกข้ามสาขาหรือไม่?

ไม่ต้อง ทุกอย่างทำงานผ่านเครื่อง Qashier POS ที่สาขาและแดชบอร์ด QashierHQ สำหรับผู้ค้าผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปเพิ่มเติมสำหรับพนักงานสาขาในการยื่นคำขอ สำหรับสำนักงานใหญ่ในการตรวจสอบและอนุมัติ หรือสำหรับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในการติดตามสถานะการโอนย้าย

แพ็กเกจซอฟต์แวร์ของ Qashier แพ็กเกจใดที่รวม Stock Request and Transfer?

Qashier Stock Request and Transfer พร้อมให้บริการสำหรับผู้ใช้งานบนแพ็กเกจซอฟต์แวร์ Essential และ Growth ที่เปิดใช้งาน Chain Store Management หากคุณอยู่บนแพ็กเกจใดแพ็กเกจหนึ่งเหล่านี้อยู่แล้ว ฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานทันทีจากการตั้งค่าใน QashierHQ ของคุณ

เริ่มต้นยกระดับการจัดการร้านด้วย Qashier วันนี้

หากคุณสนใจให้ Qashier เป็นผู้ช่วยธุรกิจร้านอาหารของคุณ สามารถติดต่อเราเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และพวกเรา Qashier ก็พร้อมที่จะให้การสนับสนุน ไม่ว่าจะเป็นทั้งเครื่อง POS สำหรับร้านอาหาร รวมถึงร้านค้า และระบบ POS ที่มีประสิทธิภาพ และบริการซัพพอร์ทจากทีมงานของเราตลอด 7 วัน/สัปดาห์

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Line Official: @qashier.th หรือโทร 02 544 0267